Unsere Case Studies.
Einblicke in erfolgreiche Kundenprojekte.

Auf einen Blick

Zentrale ERP-Lösung für Multichannel-Prozesse

Unser Kunde zählt zu den etablierten Anbietern hochwertiger Herrenmode und vertreibt seine Kollektionen international über den Fachhandel, Großhandelspartner, E-Commerce sowie eigene Retail-Flächen. Die komplexe Vertriebsstruktur und die Vielzahl an Geschäftsprozessen stellten hohe Anforderungen an die bestehende IT-Landschaft.

Bereits zuvor arbeitete das Unternehmen mit Microsoft AX. Durch den Wechsel auf Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations sollte eine moderne ERP-Plattform geschaffen werden, die zentrale Geschäftsprozesse effizient abbildet und gleichzeitig flexibel erweiterbar bleibt.

Komplexe Prozesse zentral steuern

Die größte Herausforderung bestand darin, unterschiedliche Unternehmensbereiche und Vertriebskanäle innerhalb einer einheitlichen Systemlandschaft zusammenzuführen. Einkauf, Verkauf, Retail, Dokumentenmanagement und internationale Anforderungen mussten effizient miteinander verknüpft werden. Gleichzeitig sollten bestehende individuelle Prozesse in eine moderne Standardplattform integriert werden, ohne dabei die notwendige Flexibilität zu verlieren.

Wichtig war außerdem der Ansatz, der zukünftige Erweiterungen und Anpassungen ermöglicht, ohne die Systemstabilität zu beeinträchtigen. Auch die Zusammenarbeit mehrerer Implementierungspartner sowie die Verwaltung gemeinsamer Entwicklungsstrukturen erforderten klare Prozesse, eine strukturierte Dokumentation und eine enge Abstimmung aller Beteiligten.

Flexible ERP- und Retail-Lösungen mit MS POS

MS POS unterstützte das Projekt als zentraler Implementierungspartner bei der Einführung von Dynamics 365 Finance & Operations. Im Fokus standen die Bereiche Einkauf, Verkauf, Retail sowie Dokumenten- und Output-Management.

Zu Beginn wurden die Anforderungen detailliert analysiert und definiert. Darauf aufbauend entstanden klare Prozessbeschreibungen, technische Dokumentationen und neue Workflows. Die Umsetzung erfolgte agil und in engem Austausch mit dem Kundenunternehmen, sodass Optimierungen kontinuierlich in die Prozesse integriert werden konnten. Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Integration der Retail-Prozesse und Kassensysteme innerhalb von D365 F&O. Gleichzeitig wurden individuelle Erweiterungen bewusst modular aufgebaut, um zukünftige Entwicklungen effizient unterstützen zu können.

Für das Output-Management setzte MS POS zusätzlich auf die Integration von Docentric. Dadurch konnten Druck- und Dokumentenprozesse innerhalb der ERP-Landschaft deutlich vereinfacht und flexibler gestaltet werden. Wichtig waren außerdem eine saubere Code-Verwaltung, der Koordination mehrerer Entwicklungsumgebungen und der strukturierten Verwaltung von Abhängigkeiten innerhalb der Systemarchitektur.

Mehr Effizienz und eine skalierbare Systemlandschaft

Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations entstand eine zentrale ERP-Plattform, die komplexe Multichannel-Prozesse effizient unterstützt und unterschiedliche Unternehmensbereiche miteinander verbindet.

Die Lösung sorgt für mehr Transparenz, effizientere Prozesse und eine flexible Grundlage für zukünftige Anforderungen und Erweiterungen. Gleichzeitig zeigt das Projekt, wie wichtig strukturierte Planung, agile Umsetzung und eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten für den Erfolg anspruchsvoller ERP-Implementierungen sind.

Auf einen Blick

Gastronomiekonzept mit hohen Anforderungen

Das Gastronomieunternehmen betreibt mehrere moderne Restaurantkonzepte mit Fokus auf ein schnelles, digitales und serviceorientiertes Gästeerlebnis. Zum Einsatz kommen offene Küchen, digitale Bestellprozesse sowie flexible Serviceabläufe. Neben klassischen Bestellungen über Chipkarten sollten auch zeitgemäße Funktionen wie Self-Order-Terminals und QR-Code-Bestellungen integriert werden. Ziel war es, Prozesse im Verkauf und in der Administration effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Bedienung für Mitarbeitende und Gäste zu vereinfachen.

Systemwechsel ohne Kompromisse

Das bisher eingesetzte Kassensystem wurde nicht mehr weiterentwickelt und musste ersetzt werden. Die Herausforderung bestand darin, das bestehende Konzept inklusive individueller Funktionen vollständig in eine neue POS-Lösung zu übertragen, ohne etablierte Abläufe zu verändern.

Wichtige Anforderungen waren:

• Weiterführung der Chipkarten-Funktion
•  Integration mobiler Geräte und digitaler Bestellabläufe
• Schnittstellen zu Drittanbietern und Zahlungssystemen
• Zentrale Verwaltung von Artikeln und Umsätzen
• Intuitive Bedienoberflächen für Kassen und Terminals
• Automatisierte Zahlungsübergabe an EC-Terminals

Mehr Effizienz durch unTill Prime

Die bisherige Bestellung über Chipkarten konnte vollständig erhalten bleiben. Zusätzlich wurden Self-Order-Terminals sowie QR-Code-Bestellungen per Smartphone integriert. Über die Schnittstelle zu Jamezz lassen sich Bestellungen direkt digital erfassen und an die Küche weiterleiten.

Auch die Verwaltung wurde deutlich vereinfacht. Artikel, Preise und saisonale Angebote können zentral gesteuert und zeitgesteuert angepasst werden. Das unTill Prime Web-Management ermöglicht standortübergreifende Auswertungen nahezu in Echtzeit und erleichtert das Reporting sowie die Buchhaltung.

Durch die Anbindung der Worldline-Zahlungsterminals erfolgt die Übergabe von Zahlungsbeträgen automatisch vom Kassensystem an das Terminal. Dadurch werden Fehler reduziert und Bezahlprozesse beschleunigt. Gleichzeitig wurde die Bedienoberfläche der Kassen und Handhelds optimiert, sodass Mitarbeitende Bestellungen schneller und einfacher erfassen können.

Systemwechsel mit Mehrwert

Die Einführung von unTill Prime zeigt, wie sich bestehende Gastronomiekonzepte erfolgreich digital weiterentwickeln lassen, ohne bewährte Prozesse aufzugeben. Durch die Kombination aus moderner POS-Software, zentralem Management und digitalen Bestellmöglichkeiten konnten Verkaufsabläufe optimiert, Verwaltungsaufwände reduziert und neue Services integriert werden. Das Projekt zeigte, dass flexible Kassensysteme und offene Schnittstellen eine wichtige Grundlage für moderne Gastronomieprozesse schaffen – in klassischen Restaurantbetrieben genauso wie auch in innovativen Hybridkonzepten.

Auf einen Blick

Hotelorganisation mit komplexen Anforderungen

Ein international tätiger Hotelbetreiber wollte sein bisheriges Kassensystem ablösen und durch eine zentrale Lösung ersetzen. Ziel war ein einheitliches System, das in allen Häusern standardisiert eingesetzt werden kann und gleichzeitig flexibel genug bleibt, um unterschiedliche Abläufe abzubilden. Entscheidend waren neben den umfangreichen Standardfunktionen von unTill Prime vor allem die zentrale Artikelverwaltung, das Web Management, der Einsatz von Küchenmonitoren sowie die Anbindung an vorhandene PMS-Systeme.

Unterschiedliche Abläufe in einem Standardmodell zusammenführen

Die neue POS-Lösung musste Anforderungen aus F&B, Küche, Restaurant, Service, IT und Buchhaltung verbinden. Gleichzeitig sollten bestehende technische Strukturen berücksichtigt und zukünftige Integrationen vorbereitet werden – etwa für moderne Payment-Lösungen oder digitale Bestellprozesse. Im Fokus standen die zentrale Steuerung, mobiles Arbeiten, zuverlässige Schnittstellen, einheitliches Reporting und schlanke Abläufe im Tagesgeschäft.

Von Workshops bis Live-Betrieb: Rollout mit klarer Struktur

Zum Projektstart entwickelte MS POS gemeinsam mit den Projektverantwortlichen ein verbindliches Standardmodell. In Workshops wurden Prozesse, technische Voraussetzungen und fachliche Anforderungen abgestimmt. Anschließend wurden zwei Teams gebildet: ein Team für Kasse, Backoffice und Artikelpflege, das andere Team für Hardware, Netzwerk und Infrastruktur. Nach der zentralen Pflege aller Bestandsartikel startete der Rollout zunächst in zwei unterschiedlich strukturierten Hotelbetrieben. Auf diese Weise ließen sich verschiedene Abläufe prüfen und Standardkonfiguration optimieren, bevor die weitere Einführung erfolgte.

Während der Live-Phase bereitete MS POS hotelspezifische Daten wie Verkaufsbereiche, Tischpläne und Druckerkonzepte vor. Vor Ort wurden dann Software, Hardware, Drucker, Küchenmonitore, PMS-Schnittstellen und die Fiskalisierung eingerichtet, getestet und geschult. Der Wechsel auf unTill Prime erfolgte im laufenden Betrieb mit direkter Unterstützung durch unser MS POS Team.

Mehr Effizienz durch zentrale Steuerung und mobile Nutzung

Mit unTill Prime entstand eine moderne POS-Infrastruktur, die Prozesse vereinheitlicht und den Verwaltungsaufwand reduziert. Artikel, Verkaufsdaten und Reports lassen sich zentral steuern, während Tablets stationäre Kassen teilweise ersetzen und mehr Flexibilität im Service schaffen. Durch den Einsatz von Küchenmonitoren wurde die Kommunikation digitaler und transparenter. Eigene Datenbankserver sind nicht mehr erforderlich. Zusätzlich vereinfacht die Anbindung an die Self-Ordering-App Jamezz den Room-Service grundlegend.

Gute Planung macht komplexe Systemwechsel beherrschbar

Der erfolgreiche Wechsel zeigt, wie wichtig klare Kommunikation, strukturierte Vorbereitung und ein eingespieltes Projektteam sind. Besonders bewährt haben sich gemeinsame Workshops, regelmäßige Abstimmungen und eine konstante Betreuung vor Ort. So wurde aus einem anspruchsvollen Systemwechsel eine skalierbare Lösung, die die Hotelprozesse nachhaltig vereinfacht und damit eine Grundlage für weitere digitale Services schafft.

Auf einen Blick

Organisiert wie ein Unternehmen

Das Gymnasium betreibt einen eigenen Pausenkiosk, der von Schülerinnen und Schülern gemeinsam mit Lehrkräften organisiert wird. Aufgebaut ist das Projekt wie ein kleines Unternehmen: mit klaren Verantwortlichkeiten für Einkauf, Verkauf, Marketing und Buchhaltung. So entsteht ein praxisnahes Lernumfeld, in dem wirtschaftliches Denken, Teamarbeit und digitale Prozesse unmittelbar erlebbar werden.

Der Kiosk bietet ein überschaubares Sortiment für die Pausenversorgung, darunter belegte Brötchen, Snacks und Getränke. Die Abläufe im Hintergrund werden von der Schulgemeinschaft getragen. Für den Verkauf selbst brauchte das Team jedoch eine Kassenlösung, die schnell verständlich ist, zuverlässig funktioniert und auch bei wechselnden Nutzerinnen und Nutzern sicher bedient werden kann.

Von manuellen Abläufen zur digitalen Kassenlösung

Zu Beginn des Kioskbetriebs wurden die Verkäufe klassisch per Strichliste erfasst. Für einen regelmäßig betriebenen Verkaufsstand ist dieses Verfahren nur begrenzt geeignet: Auswertungen kosten Zeit, Bestände lassen sich schwer nachvollziehen und Fehler können schnell entstehen.

Gemeinsam mit MS POS wurde deshalb ein digitales Kassensystem eingeführt. Die Wahl fiel auf unTill Air, die mobile Kassenlösung, die per App genutzt wird und ohne komplexe Infrastruktur auskommt.

Entscheidend waren vor allem die einfache Bedienung, die flexible Nutzung im Kioskbetrieb und die Möglichkeit, Verkäufe und Artikel digital zu verwalten.

Wichtige Anforderungen waren:

• intuitive Benutzeroberfläche für wechselnde Verkaufsteams
• mobile Nutzung auf einem Tablet
• digitale Erfassung von Artikeln und Verkäufen
• nachvollziehbare Verkaufsstatistiken
• Unterstützung bei Bestandsübersicht und Abläufen
• stabile Grundlage für mögliche Erweiterungen wie z.B. neue Zahlungsarten

Umsetzung im laufenden Betrieb

Die Einführung erfolgte praxisnah direkt vor Ort. Zunächst wurde unTill Air vorgestellt und im realistischen Anwendungskontext demonstriert. Dabei konnten die Schüler und Schülerinnen zentrale Funktionen kennenlernen: Artikel anlegen, Verkäufe durchführen, Stornierungen bearbeiten und Abläufe im Kassenbetrieb nachvollziehen.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der technischen Vorbereitung. Dazu gehörten die Prüfung der vorhandenen Internetverbindung, die Einrichtung der Hardware sowie die Abstimmung der Abläufe mit dem Kioskteam. Anschließend wurde das System gemeinsam eingerichtet und in Testverkäufen erprobt.

Die Schulung war bewusst interaktiv aufgebaut. Nach kurzen Erklärungen konnten die Schülerinnen und Schüler die Funktionen selbst ausprobieren. So entstand früh Sicherheit im Umgang mit dem Kassensystem. Kleinere Anpassungen wurden in enger Abstimmung mit dem unTill Air-Team umgesetzt, sodass der Kioskbetrieb strukturiert in den digitalen Ablauf überführt werden konnte.

Effizientere Abläufe im Verkaufsalltag

Seit der Inbetriebnahme von unTill Air verfügt der Pausenkiosk über eine moderne, mobile und leicht bedienbare Kassensoftware. Die digitale Lösung ersetzt manuelle Listen, verbessert die Transparenz im Verkauf und unterstützt eine klare Organisation im Tagesgeschäft.

Gleichzeitig schafft das Projekt einen direkten Praxisbezug: Schülerinnen und Schüler erleben, wie digitale Kassenprozesse, Verantwortung im Team und wirtschaftliche Abläufe zusammenwirken. Für MS POS zeigt das Projekt, dass unTill Air auch in besonderen Einsatzbereichen eine flexible und verlässliche Lösung für einfache, professionelle Verkaufsprozesse bietet.